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Comment configurer votre bureau à domicile pour des réunions vidéo ?

Comment configurer votre bureau à domicile pour des réunions vidéo ?

Plus de personnes que jamais organisent des réunions à domicile et pour de nombreuses personnes, cet arrangement de travail à domicile semble être là pour rester.
Maintenant que nous ne concoctons plus de solutions de bureau à domicile, vous voudrez peut-être vous assurer que votre bureau à domicile est entièrement préparé pour les réunions virtuelles. Votre bureau à domicile Zoom est-il prêt ? Considérez ces éléments importants.

 

Comment configurer votre bureau à domicile pour des réunions vidéo ?

1-Choisissez le bon espace pour votre bureau :

Au début des fermetures liées à Covid-19, les gens travaillaient de n’importe où. Certaines personnes ont transformé les placards en espaces de travail. D’autres ont choisi de travailler dans le salon, entourés de leur famille. Cependant, si vous prévoyez une transition plus permanente vers le travail virtuel, ou si vous avez une présentation ou une réunion importante à venir, commencez par choisir le bon espace pour votre bureau.

Idéalement, vous voulez un espace où vous pouvez tourner le dos à un grand mur blanc. Une solide expérience est idéale pour vos réunions virtuelles. Si vous avez des illustrations sur le mur, assurez-vous qu’elles sont simples et de bon goût : quelque chose qui ne détournera pas l’attention de votre présentation. Si vous devez vous trouver près d’une porte, essayez d’orienter votre caméra de manière à ce qu’elle soit dirigée loin de cette ouverture pour éviter les « apparitions » accidentelles des membres de votre famille.

Préparer le terrain pour votre personnalité
Tout le monde n’a pas un grand mur blanc dans la maison qui est parfait pour un appel virtuel. Si vous êtes coincé sans toile de fond vierge pour votre prochaine réunion, prenez le temps de chercher un espace dans votre maison qui vous reflète : votre personnalité unique. Vous voulez un espace soigné, organisé et qui reflète votre marque personnelle.

Activez votre propre réunion virtuelle, activez votre appareil photo et regardez vraiment ce qui apparaît dans le cadre. Ces objets reflètent-ils qui vous êtes et ce à quoi vous voulez que les autres pensent quand ils pensent à vous ? Si c’est le cas, vous êtes peut-être sur la bonne voie pour un arrière-plan virtuel réussi. D’un autre côté, si vous remarquez que les éléments derrière vous ne sont pas des choses que vous voulez que vos collègues ou clients voient, réorganisez et organisez en conséquence.

2-Désencombrer la zone de travail :

La première étape de la mise en place du bureau à domicile idéal pour les réunions vidéo commence par le désencombrement. Une fois que vous avez sélectionné votre espace de bureau, qu’il s’agisse d’un espace permanent dans lequel vous travaillerez régulièrement ou d’un espace temporaire pour une grande réunion qui vous empêche d’utiliser votre arrière-plan virtuel préféré, prenez le temps de nettoyer tout ce dont vous n’avez pas vraiment besoin.

Retirez tout objet aléatoire de votre bureau : la photo que votre enfant a apportée il y a quelques semaines, les livres supplémentaires qui encombrent votre bureau ou la pile de chargeurs que vous n’avez pas réussi à déplacer. À l’approche d’une grande réunion, c’est le moment idéal pour ranger tous les éléments dont vous n’avez pas besoin et éviter les distractions pendant cette réunion.

Le fait de désencombrer la zone de travail ne signifie pas nécessairement que vous devez aménager un environnement parfaitement stérile. Au lieu de cela, pensez aux choses que vous pourriez avoir sur votre bureau si vous étiez de retour dans un environnement de bureau dit “formel”. Quelles images pourriez-vous choisir de laisser de côté pour que les autres puissent les voir ? Quels objets garderiez-vous généralement sur votre bureau ? Avez-vous un objet anti-stress préféré ? Un gobelet plein de stylos ? Un objet de grande technologie que vous utilisez régulièrement ? Ces articles, vous voudriez peut-être les avoir tout près de vous.

3-Vérifiez tous les points techniques à l'avance :

À ce stade, il va sans dire que vous avez besoin d’une connexion Internet solide pour qu’une réunion virtuelle se déroule dans les meilleures conditions possibles.
Organiser une réunion à partir du point d’accès de votre téléphone ou essayer d’organiser une réunion avec un Internet plus ou moins instable voire incertain est loin d’être idéal.
Assurez-vous d’être à proximité de votre routeur WiFi ou déplacez-le, si besoin. Ensuite, avant votre réunion, vérifiez le reste de vos éléments techniques pour vous assurer qu’ils fonctionnent efficacement.

Évaluez votre appareil photo
Allumez votre appareil photo et assurez-vous que vous soyez clairement dans l’objectif et qu’il n’y ait rien que vous ne vouliez pas que vos collègues voient dans le cadre. Certaines personnes, aussi, choisissent d’utiliser des caméras vidéo externes pour une meilleure clarté globale.
Si vous utilisez un ordinateur portable, un appareil mobile ou une caméra qui n’est pas fixé au bureau ou au mur d’une manière ou d’une autre, assurez-vous de le reculer de quelques centimètres et vérifiez la vue au cas où il serait bousculé pendant la réunion. S’il y a quelque chose dans le cadre que vous ne voudriez pas que les autres participants voient, c’est le moment idéal pour traiter ces problèmes.

Testez votre micro
Votre microphone est bien certainement l’outil le plus important dans une réunion virtuelle. Assurez-vous de tester le son de l’appareil que vous avez l’intention d’utiliser pendant la réunion : par exemple, si vous savez que vous aurez à utiliser un casque, vous devez vérifier le son sur le micro du casque, et non celui de votre ordinateur.
Vous pouvez essayer d’appeler un ami ou un membre de votre famille et lui poser des questions sur votre qualité audio, surtout si vous avez eu des problèmes précédemment.

Investissez dans de bons haut-parleurs
Votre microphone et votre caméra sont chargés de diffuser votre contenu à toutes les autres personnes impliquées dans la réunion. Vos haut-parleurs, cependant, sont chargés de vous livrer leurs paroles et si vous essayez de vous débrouiller avec des haut-parleurs d’ordinateur portable, cela peut s’avérer insuffisant.
Au lieu d’utiliser les haut-parleurs standard fournis avec votre ordinateur portable, pourquoi ne pas investir dans un haut-parleur ou un casque de haute qualité qui vous permettra d’entendre plus facilement tout ce qui sera prononcé lors de votre réunion. Si vous pensez qu’il y aura beaucoup de distractions potentielles lors de votre rencontre avec les enfants à la maison, par exemple, vous voudrez peut-être envisager d’investir dans une solide paire d’écouteurs antibruit.

N’utilisez jamais un nouvel appareil pour la première fois le jour d’une grande réunion. Dans la mesure du possible, essayez vos éléments techniques bien à l’avance afin d’être à l’aise et en confiance pour les utiliser facilitant ainsi votre réunion.

4-Évaluez votre éclairage :

Il y a deux éléments à bien garder en mémoire concernant l’éclairage de l’espace de travail pour les réunions vidéo professionnelles. Tout d’abord, assurez-vous que votre espace de travail est bien éclairé afin de ne pas souffrir de fatigue oculaire inutile.
L’éclairage d’ambiance, les lampes de table et les plafonniers peuvent tous aider à égayer votre espace de travail et vous permettre de voir facilement à la fois vos appareils et toute la paperasse dont vous aurez besoin pendant et après votre réunion.

L’autre clé de votre éclairage est l’apparence que vous créerez dans vos appels vidéo. Si vous avez une lumière relativement faible dans votre pièce, ou si la principale source de lumière vient de derrière vous, cela pourrait projeter votre visage dans l’ombre et rendre difficile votre vue ou tout ce que vous souhaitez afficher pendant la réunion. Si vous avez une présentation ponctuelle importante à venir, envisagez de tester une lampe ou une autre source de lumière derrière votre appareil, où elle éclairera votre visage et vous éclairera pour la caméra.
Si vous avez un calendrier de réunions virtuelles plus régulier devant vous, essayez d’acheter une lumière spécialement conçue pour éclairer vos appels virtuels.

5-Créez un espace productif :

La conception globale de votre espace de bureau peut faire une énorme différence dans votre productivité et elle peut en fait augmenter votre confiance lors d’une réunion ou d’une présentation.
Prenez le temps de créer un espace productif et organisé. Vous n’avez peut-être pas la même pièce physique que dans un environnement de bureau formel, mais vous avez également plus de liberté avec l’équipement, le mobilier ou les articles que vous choisissez ; tous peuvent refléter votre personnalité (à ne pas oublier !).

Créer un système d’organisation
Pendant que vous préparez votre bureau à domicile, créez un système d’organisation qui vous paraît le plus fonctionnel. Utilisez des dossiers, des fichiers et des notes Post-it, pourquoi pas ?
Des rappels importants peuvent être notés sur un tableau d’affichage accroché au mur derrière votre bureau. Un système d’organisation simple peut grandement contribuer à améliorer la productivité globale.

Gardez les articles dont vous avez besoin à portée de main
De quels articles avez-vous le plus besoin dans votre travail quotidien ? Avez-vous besoin d’un stylo à portée de main ? Quelques notes en Post-it? Des fichiers spécifiques auxquels vous devrez peut-être vous référer au cours de votre réunion ?
Assurez-vous que tous ces articles sont bien là et prêts pour le moment où vous en avez le plus besoin. Non seulement cela vous fera paraître plus professionnel et préparé, mais cela peut également vous aider à améliorer votre productivité quotidienne de manière inattendue.

6-Habillez-vous pour réussir :

Alors que vous préparez votre bureau à domicile pour des réunions vidéo à caractère professionnel, assurez-vous également de prendre le temps de vous préparer efficacement ! Même s’il est bon de travailler en pyjama les jours où vous n’avez rien d’important à faire, vous constaterez peut-être que vous habiller pour la journée peut vous aider à réussir, à vous sentir plus professionnel et certainement plus solide.
Ne vous habillez pas simplement à partir de la taille et enfilez votre bas de pyjama, car vous ne savez jamais quand vous devrez peut-être vous lever face à l’écran, et si cela n’est pas le cas, dommage !

Êtes-vous prêt à tirer le meilleur parti du travail à domicile? Contactez-nous dès aujourd’hui avec vos questions technologiques qui vous sont importantes ou pour obtenir plus d’informations sur les produits dont vous avez besoin pour tirer le meilleur parti de votre temps à domicile.

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